Fachberichte Alexandra Link Die sechs Managementbereiche eines Musikvereins (Teil 4) In Zeiten, in denen es immer Für die Darstellung der sechs Managementbereiche habe ich folgendes Modell des Teambasier- ten Vereinsmanagement entwor- fen: Bereichs-Plakaten ist dafür ein ge- eignetes Hilfsmittel. So geht’s: Pro Management-Bereich ein Pla- kat. Darauf ein Foto des Bereichs- managers und die Aufgaben. Zu- Das Modell des Teambasierten Vereinsmanagement funktioniert grundsätzlich in allen Musikverei- nen. Es ist jedoch nicht eins zu eins auf jeden zu übertragen. Klei- nere Vereine können zwei Ma- nagementbereiche zusammenfas- sen. Größere entscheiden sich vielleicht, manche Bereiche mit einer Doppelspitze zu besetzen. Es kann auch sechs Bereichsma- nager geben, aber nur drei davon sind verantwortliche Vorstände – wie in der Grafik beispielsweise mit Sternchen markiert. Die Aufgabenverteilung auf die verschiedenen Bereiche hängt von den tatsächlichen Aufgaben im jeweiligen Verein ab. Hier ist im Vorfeld gut zu überlegen, wel- che Aufgaben anfallen und in wel- chen Bereich sie gehören. Idea- lerweise wird zuerst eine Aufga- ben-Sammlung (unabhängig vom Posten) gemacht und diese dann auf die gewählten Bereiche ver- teilt. Die Umstellung auf das Team- basiertes Vereinsmanagement ist keine leichte Aufgabe. Eine gute Kommunikation ist die Grundlage des Erfolgs – auch und besonders nachdem das Modell installiert ist. Besonders die Zugehörigkeit der Aufgaben muss immer wieder besprochen und den Musiker:in- nen bewusst gemacht werden. Eine Visualisierung mit Hilfe von sätzlich die Teammitglieder mit Foto und ggf. die Zuordnung in Ar- beitsgruppen. Mitglieder können natürlich in mehreren verschiede- nen Bereichen und Arbeitsgrup- pen mitarbeiten bzw. mehrere Auf- gaben übernehmen. Das kann sehr individuell gehandhabt wer- den, braucht aber die große Trans- parenz durch die Visualisierungs- plakate. In den meisten Musikvereinen ist die Vorstandsstruktur in der Satzung festgelegt. Ausnahmen können Vereine sein, die einem Turn- oder Schützenverein ange- hören und sogenannte „Aus- schüsse“, aber keinen eigenen Vorstand haben. Ich empfehle, die Satzung nicht sofort zu ändern. Lieber über mehrere Monate hinweg die neue Struktur ausprobieren. Besonders am Anfang sind z.B. die Aufgaben- verteilung und die Besetzung der Arbeitsgruppen noch ständig im Fluss. Eine Satzungsänderung mit mehreren Vorständen ist problem- los durchzuführen. Dieter Daub vom Musikverein 1960 Konken e. V. hat mir freund- licherweise den Abschnitt aus de- ren neuer Satzung zur Verfügung gestellt. „Der Vorstand besteht aus fünf gleichberechtigen Vorständen: … … Jeder der fünf Vorstände ist schwieriger wird Vorstands- posten zu besetzen, sind neue Ideen in der Vereinsorgani- sation gefragt. Insbesondere die Position des 1. Vorstands bzw. des Präsidenten des Vereins hat es mittlerweile schwer, adäquat besetzt zu werden. Umdenken, neue Ideen und Strukturen sind gefragt. Viele scheuen die große Verant- wortung und den enormen Zeit- aufwand, der mit diesem Amt ver- bunden ist. Es gibt 1. Vorstände, die fühlen die ganze Last des Mu- sikvereins als Bürde auf ihren Schultern. Selbst erste Vorsitzen- de, die delegieren können, den- ken, sie müssten zu jederzeit alle Fäden in der Hand halten. Bei manchmal mit bis zu 12 oder gar 15 Vorstandsmitgliedern (wie mancherorts noch üblich) in der Vorstandschaft keine leichte Auf- gabe. Andererseits für die ande- ren Vorstandsmitglieder auch nicht schön, wenn ihre Aufgaben vom ersten Vorsitzenden über- wacht und ständig kontrolliert wer- den. Die Verantwortlichkeiten auf mehrere Personen zu verteilen ist ein Lösungsansatz. Also mehrere Vorstände, Manager oder Be- reichsleiter (egal wie Ihr sie nen- nen möchtet), die jeweils für einen abgegrenzten Teil der Vereinsauf- gaben verantwortlich sind (diese aber natürlich nicht alle selbst er- ledigen müssen). In jedem Musikverein gibt es genau sechs Bereiche, die es zu managen gilt: 1. Musik 2. Organisation 3. Verwaltung 4. Jugend 5. Finanzen 6. Marketing 1. Musik das musikalische Programm aus.), der Dirigent, Noten, Proben- planung, Probleme mit Musikern, Gema, Auftritte und Engagements, usw. 2. Organisation Vereinfacht gesagt, gehört in die- sen Bereich alles, was es zu or- ganisieren gilt. Einsatzplanung, Auf- und Abbau von Konzerten und Events sowie die Technik, Ca- tering, Deko, Probelokal, Organi- sation der außermusikalischen Aktivitäten, Transport bei Auftrit- ten außerhalb der eigenen Ge- meinde, usw. 3. Verwaltung Mitgliederverwaltung, Ehrungen, Verbandsmeldungen, Trachten / Uniformen / Einheitskleidung, Ma- terialverwaltung, Instrumentenver- waltung, Chronik, usw. 4. Jugend Ausbildungskonzept, Jugenden- sembles und ihre Dirigenten, Kon- takt und Betreuung von Ausbil- dern, außermusikalische Jugend- aktivitäten, Paten, Elternarbeit, usw. 5. Finanzen Budget / Haushaltsplan, Buchhal- tung, Zahlungsverkehr Ausgaben und Einzug von Beiträgen aller Art, Kasse (Konzerte & Events), Kas- senprüfer, Jahresrechnung, usw. 6. Marketing Öffentlichkeitsarbeit / Presse, Website, Social Media, Newslet- ter, Einladungsbriefe, Schriftver- kehr, Printwerbung, Mitgliederbe- treuung, Printwerbung, Sponso- ring, usw. In diesen Bereich gehören alle Aufgaben, die direkt mit der Musik verbunden sind. Beispielsweise die Registerleiter (oder die Regis- terleiterrunde als Arbeitsgruppe), die Musikkommission (Besonders in der Schweiz üblich. Sie sucht zusammen mit dem Dirigenten Die Idee ist es, für jeden der sechs Bereiche einen Hauptver- antwortlichen zu finden. Diesem stehen Vereinsmitglieder zur Sei- te, die Aufgaben einzeln oder in Arbeitsgruppen übernehmen. Die Verantwortung wird auf sechs Ma- nager verteilt. 10